Административна рамка и функционални характеристики на структурните звена в Главна дирекция „Европейски фондове, международни програми и проекти”

Управлението на средства от предприсъединителните и структурните инструменти на Европейския съюз в Министерството на труда и социалната политика (МТСП), съгласно чл.26 от Устройствения правилник на МТСП се осъществява чрез Главна дирекция „Европейски фондове, международни програми и проекти” (ГД ЕФМПП), която функционира едновременно като :

-         Управляващ орган на Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси” 2007 – 2013 г. (ОП РЧР);

-         Изпълнителна агенция по Програма ФАР в МТСП;

-         Сертифициращ орган за средствата от Европейския фонд за интеграция на граждани на трети страни.

Дирекцията изпълнява функции на звено за изпълнение по проекти към Изпълнителната агенции по Програма ФАР в Министерство на регионалното развитие и благоустройството (по проекти за трансгранично сътрудничество) и Централното звено за финансиране и договаряне в Министерство на финансите (по договори за туининг, по които МТСП е бенефициент чрез ГД ЕФМПП).

1. Административна рамка

Дейността на ГД ЕФМПП се ръководи от главен директор и заместник главни директори и се осъществява от осем отдела, които се явяват структурните звена на дирекцията, разположени на централно и регионално нива на управление. Седем от отделите са ситуирани на централно ниво и един на регионално. Общата численост на персонала възлиза на 116 щатни бройки.

Наименованията на отделите на централно ниво са: отдел "Оценка, наблюдение и координация", отдел "Програмиране и планиране", отдел „Предоставяне на БФП”, отдел  "Верификация”, отдел „Техническа помощ”, отдел "Управление на качеството" и отдел "Счетоводство и плащания". Регионалните офиси, които са ситуирани  на територията на цялата страна са обединени в отдел "Регионален мониторинг и  контрол".

Всички отдели оперират с електронните системи ИСУН и Archimed eDMS в рамките на делегираните им правомощия, като по-долу са посочени само специфичните системи, с които работят съответните отдели. Отделите координират взаимодействието на Управляващия орган с всички институции и организации, включени в процеса на усвояване на средства от фондовете на ЕС в рамките на техните отговорности.

Отдел "Оценка, наблюдение и координация ":

1.        Изпълнява функциите на секретариат на Комитета за наблюдение по ОП РЧР и координира и участва в дейностите по изготвяне на необходимите доклади и документи за Комитета за наблюдение;

2.        Осъществява дейностите, свързани с провеждане на различните видове оценка на ОП РЧР (предварителна, текуща и последваща);

3.        Осъществява дейностите, свързани с наблюдението на физическия напредък по изпълнението на ОП РЧР;

4.        Координира дейностите по осъществяване на публичност на ОП РЧР;

5.        Координира взаимодействието на Управляващия орган и Междинните звена по отношение на управлението и изпълнението на ОП РЧР;

6.        Координира взаимодействието на Управляващия орган с всички институции и организации, включени в процеса на усвояване на средства от фондовете на ЕС;

7.        Участва в процеса на изготвяне на съпътстващи управлението и изпълнението на ОП РЧР документи и процедури (включително в ИСУН);

8.        Въвежда данни в Системата за управление на фондовете в Европейския съюз 2007 – 2013 г. (SFC2007).

Отдел "Програмиране и планиране”:

1.        Изготвя предложения за промени в ОП РЧР и организира и координира процеса на препрограмиране;

2.        Изпълнява дейности от компетенциите на Министерство на труда и социалната политика, свързани с подготовката на националните и секторни програмни документи за управление на средствата от Европейския съюз за програмния период 2014 – 2020 г.;

3.        Осъществява дейностите, свързани с изготвянето на критерии за избор на операции по ОП РЧР;

4.        Координира процеса на изготвяне на критерии за избор на операции от страна на Междинните звена и процеса на осъществяване на предварителен контрол от страна на Управляващия орган на критериите за избор на операции;

5.        Осъществява бюджетно планиране и прогнозиране по ОП РЧР;

6.        Участва в процеса на изготвяне на съпътстващи управлението и изпълнението на ОП РЧР документи и процедури (включително в ИСУН);

7.        Оперира с Lothar.

Отдел "Предоставяне на БФП”:

1.        Разработва насоки/изисквания за кандидатстване за процедури за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по ОП РЧР, по които МТСП е Договарящ орган;

2.        Организира и координира оценителния процес по процедури за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по ОП РЧР, по които МТСП е Договарящ орган;

3.        Организира и координира сключването на договори/ издаването на заповеди с бенефициентите по процедури за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по ОП РЧР, по които МТСП е Договарящ орган;

4.        Извършва предварителен контрол на насоките/изискванията за кандидатстване и докладите за оценка и текущ контрол върху оценителния процес на процедурите, организирани от Междинните звена по ОП РЧР съгласно одобрени вътрешни правила;

5.        Изготвя Индикативната годишна работна програма за процедури за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ на Договарящия орган и координира изготвянето на Индикативните годишни работни програми на Междинните звена и Индикативната годишна работна програма за процедури за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по ОП РЧР;

6.        Участва в процеса на изготвяне на съпътстващи управлението и изпълнението на ОП РЧР  документи и процедури (включително в ИСУН).

Отдел "Верификация”:

1.        Извършва верификация на извършените дейности и декларираните разходи по ОП РЧР;

2.        Осъществява предварителен, текущ и последващ контрол на Междинните звена по ОП РЧР, свързан с процеса по верификация;

3.        Предоставя методологическа подкрепа и координира Междинните звена и регионалните структури на ГД ЕФМПП при осъществяване на дейностите по верификация на проекти по ОП РЧР;

4.        Извършва управленски проверки на място;

5.        Участва в процеса на изготвяне на съпътстващи управлението и изпълнението на ОП РЧР документи и процедури (включително в ИСУН) и по програма ФАР;

6.        Поддържа и актуализира информация за техническото и финансовото изпълнение на проектите и извършените управленски проверки по ОП РЧР;

7.        Изготвя докладите по сертификация и декларация за допустимите разходи по ОП РЧР и други документи, свързани с верификацията съгласно изискванията на общностното и националното законодателство;

8.        Осъществява последващ контрол на дейността на звената за изпълнение на проекти по програма ФАР. Проверява отчетни документи и изготвя справки и информация, и отговаря за координацията по изпълнението на програма ФАР.

Отдел „Техническа помощ”:

1.        Подпомага и участва в изпълнението на ангажиментите на ГД ЕФМПП като Конкретен бенефициент при директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по процедури по приоритетна ос 8 на ОП РЧР;

2.        Изготвя и представя проектни предложения пред Договарящия орган;

3.        Подготвя информации по изпълнението и използването на техническата помощ;

4.        Участва в процеса на изготвяне на съпътстващи управлението и изпълнението на ОП РЧР документи и процедури (включително в ИСУН);

5.        Организира и контролира административно-техническото обслужване на ГД ЕФМПП;

6.        Оперира със SIMAP и електронната система на Агенцията по обществени поръчки.

Отдел "Управление на качеството":

1.        Разработва и актуализира вътрешните процедури и правила на ГД ЕФМПП;

2.        Извършва предварителен контрол на процесите по договаряне и разплащане за гарантиране на съответствие с процедурите и нормативните изисквания на Европейската комисия и Република България в тази област;

3.        Участва в процеса на проверка за спазването на вътрешните процедури и правила на ГД ЕФМПП;

4.        Осъществява качествен контрол на тръжните досиета в процеса на договаряне за осигуряване изпълнимостта на съответното задание;

5.        Осъществява предварителен контрол за законосъобразност преди вземане на решения за поемане на финансови задължения или извършване на разходи от страна на ГД ЕФМПП;

6.        Създава и поддържа система от вътрешни правила за идентифициране, докладване и  решаване на въпроси, свързани с възникнали нередности при реализирането на програми и проекти, съфинансирани от ЕС;           

7.        Направлява процеса по управление на риска;

8.        Участва в процеса по администриране на държавни помощи;

9.        Оперира с IMS-AFIS, електронния регистър за държавни помощи и вътрешна база данни на МГСП за одитните констатации.

Отдел "Счетоводство и плащания":

1.        Организира изготвянето на годишни, тримесечни и месечни отчети на финансовите и парични потоци, свързани с управлението на финансови средства по програма ФАР и по ОП РЧР. Осъществява контрол на информацията на изготвените годишни, тримесечни и месечни отчети от Междинните звена за приоритетните оси, за които са им делегирани права за разплащане по договори;

2.        Организира и координира изготвянето на лимити за отпускане на средства от Дирекция „Национален фонд” при Министерството на финансите по планираните срокове за плащане по програма ФАР и по ОП РЧР. Осъществява контрол по лимитите на Междинните звена за приоритетните оси, за които са им делегирани права за разплащане по договори; 

3.        Ръководи и контролира извършването на банковите транзакции по одобрени от отдел „Верификация” разходи по проекти по програма ФАР и по приоритетните оси на ОП РЧР, за които не са делегирани права за извършване на разплащания на Междинните звена. Осъществява методически контрол по извършването на банкови транзакции от Междинните звена за приоритетните оси, за които са им делегирани права за разплащане по договори;

4.        Организира и контролира дейностите по счетоводното отчитане на сключените договори и извършените транзакции по програма ФАР и по приоритетните оси на ОП РЧР, за които не са делегирани права за извършване на разплащания на Междинните звена, съгласно методическите указания на Дирекция „Национален фонд” при Министерство на финансите, българското и европейското законодателство. Осъществява методически контрол и организира обобщаването на данните по счетоводното отчитане на сключените договори от Междинните звена за приоритетните оси, за които са им делегирани права за разплащане по договори;

5.        Дава методически указания на Междинните звена по отчитане и осчетоводяване на финансовите и парични потоци, свързани с изпълнение на дейностите по ОП РЧР;

6.        Организира и контролира въвеждането и поддържането в реално време на счетоводната и финансова информация в система SAP по сключените договори и извършените транзакции по програма ФАР и по приоритетните оси на ОП РЧР, за които не са делегирани права за извършване на разплащания на Междинните звена. Осъществява методически контрол по въвеждането и поддържането в реално време на счетоводната и финансова информация от Междинните звена за приоритетните оси, за които са им делегирани права за разплащане по договори;

7.        Участва в процеса на изготвяне на съпътстващи управлението и изпълнението на ОП РЧР документи и процедури (включително в ИСУН) и по програма ФАР;

8.        Оперира с приложимите електронни системи – Perseus, SAP, СЕБРА, Интернет банкиране и AFIS.

Отдел "Регионален мониторинг и  контрол”:

1.        Подпомагат процеса на изпълнение на дейностите на отдел „Верификация”;

2.        Проверява отчетни документи и изготвя справки и информация във връзка с изпълнението на програма ФАР;

3.        Осъществяват проверки на място на ОП РЧР и по Програма ФАР на регионално ниво;

4.        Подпомагат дейността на Междинните звена по ОП РЧР на регионално ниво;

5.        Съдействат на одитиращи, мониториращи и проверяващи органи;

6.        Осъществяват координационни връзки с представителите на местната власт, НПО, местни медии, други институции по отношение на изпълнението на ОП РЧР;

7.        Участват в процеса на изготвяне на съпътстващи управлението и изпълнението на ОП РЧР документи и процедури (включително в ИСУН) и по програма ФАР.